AchatPublic.info – Le CHU de Montpellier opère automatiquement ses factures

November 8, 2013

L’hôpital de Montpellier a commencé à liquider automatiquement ses factures, grâce à sa plateforme PAD capable d’opérer un rapprochement avec les bons de commande et les réceptions. Les résultats d’un pilote sur les achats de laboratoire sont prometteurs. Reste une dernière marche à gravir : l’envoi dématérialisé dans la foulée au Trésor Public.

85% de factures papier liquidées automatiquement. Ce n’est pas le scenario d’un film d’anticipation tourné dans l’île d’Utopia, mais les premiers résultats du processus enclenché par le CHU de Montpellier grâce la plateforme PAD installée en 2012. Développé par Hubwoo, l’outil, mis à disposition de treize autres adhérents d’UniHA, est, sur le papier, capable de gérer l’ensemble du processus des achats. Mais il a fallu attendre quasiment un an pour que la brique facturation soit utilisable. Même s’il ne s’agit, pour l’instant, que des achats concernant les laboratoires – soit un peu moins de 10% des 85 000 factures de l’hôpital émises chaque année par un peu plus de 2000 fournisseurs de toutes tailles – le résultat est prometteur. Comment est organisé le circuit ? La direction des achats transmet ses factures, en PDF, à un centre de numérisation, grâce à un scanner piloté par un logiciel en mode SAAS. Une fois numérisés, les documents sont transmis, aux formats XML et PDF, à la plateforme PAD qui opère un rapprochement avec les bons de commande et les bons de réceptions du CHU déjà connus du système. Les factures sans anomalies sont basculées directement dans le SI financier de l’hôpital. Quant aux 15% restantes (absence de commande ou de réception, quantité inadéquate, prix incorrect…), elles sont traitées à la main. « « Grâce au portail collaboratif, en cas de litige, l’acheteur peut avertir, par mél, le fournisseur de l’existence d’un souci. L’outil permet aussi à un gestionnaire de forcer la liquidation », complète Pascal Rempenault, responsable du compte PAD chez Hubwoo. Naturellement, plusieurs pré-requis sont nécessaires pour obtenir un tel résultat. D’abord, et c’est une lapalissade, il faut avoir, au préalable, également dématérialisé son processus de commandes et de réceptions. Ensuite, il est indispensable avoir construit et partagé un lexique commun entre l’administration et ses prestataires, en « formatant » les informations émises par les différentes pièces (numéro de commande, de facture, référence des articles…). Dans le cas de Montpellier, le choix des achats de laboratoire comme pilote ne doit rien au hasard, puisque ces acquisitions sont encadrées en intégralité par le catalogue électronique inclus sur PAD.

La passerelle avec le Trésor Public attendue

Dernier point important, il faut être capable de gérer les réceptions et les mandatements au fil de l’eau, plutôt que de stocker et de traiter une masse. « C’est ce que nous préconisons. Dans le cas contraire, il y a des blocages et les gains ne seront pas au rendez-vous », prévient Joël Gosse, directeur du projet au CHU. Quels sont justement les bénéfices attendus ? Lorsqu’on le questionne sur le sujet, Joël Gosse reste très prudent. Tout juste avance-t-il que le CHU pourrait économiser deux ETP s’agissant des factures des achats de labos. Une étude, prévue pour le mois de janvier, permettra d’en savoir plus sur les apports réels apportés par le nouveau dispositif. A terme, lorsque l’outil sera déployé dans toutes les familles, l’hôpital pourrait envisager de gagner sept ETP. A mettre en parallèle avec le « loyer » annuel de PAD, qui dépend de la taille de l’établissement et du périmètre d’action de la plate-forme. Le CHU montpelliérain règle par exemple un forfait d’environ 85 000 euros HT par an, pour l’ensemble des fonctionnalités, y compris la brique de traitement des factures. Reste un hic, celui de la fin de parcours de la facture puisque le système automatisé s’arrête au mandatement. Faute de passerelle, l’établissement de santé est obligé de communiquer l’original papier de la facture au Trésor pour le règlement… Pour gravir cette dernière marche, « il faut attendre Hélios PES V2 et la certification de nos applications comptables», explique Joël Gosse. Mais si tout se passe bien, la formule pourrait faire le bonheur des fournisseurs puisque la plateforme serait en capacité de les informer de l’avis de paiement communiqué par Hélios. En attendant le nec plus ultra, le CHU Montpellier a prévu d’injecter les factures de la pharmacie en 2014 dans le nouveau circuit. Les autres CHU concernés par PAD devraient suivre le sillon dans les mois qui viennent, notamment Poitiers et Amiens. « Nantes mène l’étude sur son référentiel de produits », signale Joël Gosse. Pour l’instant, la plateforme PAD, utilisée notamment par EDF et Michelin, n’a pas conquis d’autres clients publics. « Ce n’est pas plus compliqué dans le secteur public que dans le secteur privé. La différence principale, c’est surtout la grande variété des produits achetés par un hôpital ou une ville », estime Pascal Rampenault

© achatpublic.info Par : M. Jean-Marc Binot

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